MODUL: ŘÍZENÁ DOKUMENTACE
Aplikace umožňuje sledovat celý koloběh rozličných dokumentů, včetně schválení, připomínek, vyjádření. Necháváte si schvalovat novou směrnici a nevíte, kdo ji vlastně ještě nepřipomínkoval? Připomínky Vám přišly mailem a teď je musíte pracně vyhledat a zakomponovat? Proč tuto směrnici ředitel předtím neschválil? Kdo byl obeznámen s již schváleným příkazem? Kde vlastně najdu staré znění tohoto nařízení?
Tyto otázky si už nemusíte klást, pokud využijete modul Řízené dokumentace. Vše na jednom místě, přehledně, se všemi připomínkami, vyjádřením schvalovatelů, historii dokumentu, seznamem akceptací a autorizovaných tisků.
Ukázku práce s databází naleznete zde.
Ukázku „scénářů schvalování“ zde.
Základní vlastnosti:
- Nastavení seznamu připomínkujících, schvalovatelů, distribuční seznam
- Vytvoření seznamu druhů dokumentů
- Přednastavení skupin na jednotlivé druhy dokumentů
- Každé vyjádření je opatřeno elektronickým podpisem
- Změna stavu dokumentu je doprovázená e-mailem na zainteresované osoby
- Každý dokument obsahuje záznam o jeho historii
- Přístupová práva jsou uplatněna i na tisk dokumentů
- Je možné nastavit propojení mezi souvisejícími směrnicemi, nařízeními atd.
Koloběh
Při tvorbě nového dokumentu výše popsané nastavení přednastaví výchozí hodnoty. Uživateli se po zadání např. směrnice, objeví již vyplněný seznam připomínkujících, schvalovatelů a distribuční seznam. Toto nastavení lze ovšem doplnit či jinak upravit. V následném procesu připomínkování jsou připomínky přehledně připojené k hlavnímu dokumentu. Všechny jsou opatřené elektronickým podpisem, podobně i pozdější schválení. Veškeré akce s dokumentem jsou zaznamenány do jeho historie. Elektronicky jsou provedeny i akceptace dokumentů.
V každém stádiu dokumentu jsou střežena přístupová práva a dokonce i pro tisk je nutné mít oprávnění, přičemž každý výtisk je znovu zaznamenán do historie.
Z hlediska možností parametrizace je aplikace uzpůsobena například k těmto nastavením:
- změna počtu úrovní schvalovatelů
- separátní aplikace pro různé typy dokumentů (smlouvy, směrnice atd.)