Naše firma každoročně organizuje mezinárodní závody v běhu do vrchu Běh na Kozubovou. Jelikož pro úspěšnou organizace je potřeba zajistit mnoho věcí a koordinovat práci několika lidí, používáme k tomu modul systému NET.Notes na organizací akcí.
Založíme v systému novou akcí Běh na Kozubovou. Stačí zadat popis, termín a několik dalších detailů, včetně přístupů, zodpovědné osoby atd.
Následně začneme zadávat jednotlivé úkoly, které nám aplikace umožní řadit přehledně do vytvořených sekcích. Úkol obsahuje řešitele, termín, popis a všechny další informace, nutné k jeho splnění. Seznam pak vypadá jak níže na obrázku:
Seznam je velmi přehledný, můžete zde příkladem přesouvat myší jednotlivé aktivity mezi seznamy, ale často se potřebujeme podívat pouze na mé úkoly, všechny nesplněné úkoly, úkoly sortované dle termínu plnění či seskupené dle řešitelů, a k tomu slouží náhled níže zobrazený:
Každý úkol obsahuje řadu dalších informací. Můžeme příkladem vložit odkaz do adresáře na Firmu či Osobu, která vyrábí medaile nebo startovní čísla. K úkolu můžeme připojit fotku nebo soubor. Úkol můžeme vložit i do kalendáře nebo si jej zadat do systému GTD.
a pak s nim pracovat, přesouvat, měnit.
Všechny informace jsou takto velmi přehledně uspořádané, na nic se nezpomene a tím, že k systému můžete dát přístup i externím osobám, kterým umožníte úkoly označovat jako splněné, přidávat připomínky, komentáře, celá organizace akce získává zcela jiný rozměr.
Nesmírnou výhodou je i možnost udělat kopii akce pro příští rok nebo měsíc, čímž se vám kopírují i všechny úkoly, jejich řešitelé, kontakty a tak nemusíte každoročně znova přemýšlet co je nutné letos zajistit.
