Naše firma každoročně organizuje mezinárodní závody v běhu do vrchu „Běh na Kozubovou“. Jelikož pro úspěšnou organizaci je potřeba zajistit mnoho věcí a koordinovat práci několika lidí, používáme k tomu modul systému NET.Notes na organizací akcí.
Založíme v systému novou akcí „Běh na Kozubovou“. Stačí zadat popis, termín a několik dalších detailů, včetně přístupů, zodpovědné osoby atd.
Následně začneme zadávat jednotlivé úkoly, které nám aplikace umožní řadit přehledně do vytvořených sekcí. Úkol obsahuje řešitele, termín, popis a všechny další informace, nutné k jeho splnění. Seznam pak vypadá jako níže na obrázku:
Seznam je velmi přehledný, můžete zde například přesouvat myší jednotlivé aktivity mezi sekcemi. Často se také potřebujeme podívat pouze na své úkoly, všechny nesplněné úkoly, úkoly sortované dle termínu plnění či seskupené dle řešitelů, k čemuž slouží níže zobrazený pohled:
Každý úkol obsahuje řadu dalších informací. Můžeme vložit odkaz do adresáře na Firmu či Osobu, která vyrábí medaile nebo startovní čísla. K úkolu můžeme připojit fotku nebo soubor. Úkol můžeme vložit i do kalendáře nebo si jej zadat do systému GTD.
a pak s ním pracovat, přesouvat ho, měnit.
Všechny informace jsou velmi přehledně uspořádané, na nic se nezpomene a tím, že k systému můžete dát přístup i externím osobám, kterým umožníte úkoly označovat jako splněné, přidávat připomínky, komentáře, celá organizace akce získává zcela jiný rozměr.
Nesmírnou výhodou je i možnost udělat kopii akce pro příští rok nebo měsíc, čímž se vám kopírují i všechny úkoly, jejich řešitelé, kontakty a další. Nemusíte tak pokaždé znovu přemýšlet, co je nutné zajistit.
