MODUL: ŘÍZENÍ PORAD
Databáze „Porady“ umožňuje vedoucím pracovníkům svolávat a plánovat porady, sledovat účast pozvaných spolupracovníků a plnění úkolů, které ze zápisu z porady vyplynuly. Vše je provázáno se systémem elektronické pošty, uživatelé jsou tak o nových událostech informováni prostřednictvím emailové zprávy s možností odskoku na konkrétní položku v aplikaci „Porady“.
Ukázku práce s databází naleznete zde.
Možnosti aplikace:
- svolávání porady se děje elektronickou formou, není nutno všechny účastníky obvolávat
- účastníci již předem dostanou body porady, mohou se na ni lépe připravit
- zápisy z porady vidí všichni, kdo mají přístup a mohou na ni reagovat
- úkoly z porady je možno přímo zapsat do databáze Úkolů a tím automaticky odeslat upozornění vykonavateli úkolu.
Databáze se skládá ze tří formulářů. Jedná se o formulář Pozvánka na poradu, Zápis z porady a Poznámka. Vedoucí vytvoří pozvánku na poradu, kde určí jména pozvaných. Pozvánka automaticky odchází na tato jména a dotyční znovu elektronickou poštou potvrdí nebo odmítnou účast. Po poradě se vytvoří zápis z porady, z něhož se do databáze Úkolů vloží úkoly určeným osobám. Ty je potom možno průběžně sledovat. Pro všechny uživatele databáze jsou přístupné čtyři pohledy. V pohledu Pozvánky se zobrazují všechny pozvánky na porady a odpovědi jednotlivých pozvaných na ně. Tento pohled je možno třídit podle data nebo podle kategorie. V pohledu Zápisy z porad existují tři možnosti, v jakém uspořádání se na zápisy dívat.
Aplikace „Porady“ přináší velkou změnu nejenom do systému svolávání porad či informování ostatních, ale hlavně v celkové provázanosti systému. Uživatelé tak z jednotlivých porad dostávají úkoly, které jsou elektronickou formou odesílány a je možno sledovat jejich plnění. Zpětně vzniká celková historie porad, v jejímž rámci je možno sledovat plnění či neplnění některých záměrů, které z porad vyvstaly.