MODUL: SPISOVÁ SLUŽBA
Aplikace „Spisová služba“ tvoří vstupní/výstupní rozhraní pro veškeré zásilky přicházející či odcházející ze společnosti (klasická pošta, email, datové schránky). Důkladná evidence přináší zpřehlednění a zajišťuje dobrou zpětnou dohledatelnost.
Ukázku práce s databází naleznete zde.
Do podatelny lze evidovat zásilky z více pracovišť:
- každá zásilka získává jedinečné podací číslo PID
- z emailové pošty a datových schránek jednoduché zařazení do spisovky pomocí tlačítka
- dokument může projít schvalovacím procesem (jednoduché nebo pokročilé schvalování)
- možnost zadání „Skartačního znaku“
- „Spisy“ – více dokumentů, které patří do jednoho celku (společná spisová značka)
- tisky z pohledů podle měsíců
- webový přístup pro čtení
„Spisová služba“ zajišťuje přehledné sledování kdo, kdy a jak se zásilkou nakládal. Použitím plného textového vyhledávání je zajištěn sofistikovaný přístup k datům.
Z hlediska možností parametrizace je aplikace uzpůsobena například k těmto nastavením:
- nastavení typů příchozích a odchozích zásilek
- nastavení číselníků
- napojení na jiné aplikace např. „Adresář“, „Aktivity“ apod.
- možnost napojení na skenovací pracoviště
Pro plné zajištění bezpapírové distribuce dokumentů je možno ‚Spisovou službu‘ rozšířit o možnosti skenovacího pracoviště. Obsluha tak získá možnost digitalizace příchozí pošty s možností přímého uložení do Lotus Notes databáze.
Podpora pro mobilní uživatele:
Tato aplikace není typickým představitelem databáze určené pro mobilní použití. Ačkoliv z technického hlediska není off-line použití problémem, z hlediska logického použití aplikace zůstává její použití hlavně uvnitř organizace. Pro čtení je možné použít webový přístup.