Každá firma generuje mnoho různých souborů. Ať už to jsou textové dokumenty, výpočty, obrázky. Ty se většinou ukládají někam na disk, často na lokální počítač, v lepším případě na síť, aby šly sdílet a případně hromadně zálohovat. Aby šly soubory dohledat, vymýšlejí se různé adresářové struktury, dle zákazníka, dle data, dle projektu. Ne vždy to vyhovuje všem požadavkům pro rychlé dohledání souborů nemluvě již o jejich zabezpečení.
NET. Notes v tomto ohledu nabízí správu souborů, které sice jsou uložené na síťovém disku, ale přístup k nim je ovládán z aplikace. Má to mnoho výhod:
- Adresáře a soubory jsou propojené z dokumentem Projektu, Zakázky, Firmy, takže se dají rychle dohledat
- Pořád jsou uložené v rámci projektu v adresářové struktuře složek a souborů
- Z dokumentu Projektu, Zakázky, Firmy lze řídit přístupová práva k těm souborům a to jak jejich viditelnost tak i možnost úprav
- Jednotlivé soubory a adresáře lze opatřit popisným informacemi (metadaty) pro snazší dohledání
- Tyto popisné informace lze prohledávat
- Složky i soubory lze dočasně uzamknout pro změny nebo nastavit jiná práva
- Soubory jsou uložené nikoliv v databázi, ale na disku, takže i odsud je je možné stáhnout či hromadně nahrát.
