Naše firma každoročně organizuje mezinárodní závody v běhu do vrchu „Běh na Kozubovou“. Jelikož pro úspěšnou organizaci je potřeba zajistit mnoho věcí a koordinovat práci několika lidí, používáme k tomu modul systému NET.Notes na organizací akcí.
Založíme v systému novou akci „Běh na Kozubovou“. Stačí zadat popis, termín a několik dalších detailů, včetně přístupů, zodpovědné osoby atd.
Následně začneme zadávat jednotlivé úkoly, které nám aplikace umožní řadit přehledně do vytvořených sekcí. Úkol obsahuje řešitele, termín, popis a všechny další informace, nutné k jeho splnění. Seznam pak vypadá jako níže na obrázku:
Seznam je velmi přehledný, umožňuje např. přesouvat myší jednotlivé aktivity mezi seznamy, ale také podívat se pouze na „mé úkoly“, „všechny nesplněné úkoly“, úkoly sortované „dle termínu plnění“ či seskupené „dle řešitele“ – k tomu slouží náhled níže zobrazený:
Každý úkol obsahuje řadu dalších informací. Můžeme třeba do adresáře vložit odkaz na Firmu či Osobu, která vyrábí medaile nebo startovní čísla. K úkolu můžeme připojit fotku nebo soubor. Úkol můžeme vložit i do kalendáře nebo si jej zadat do systému GTD.
a pak s ním pracovat, přesouvat ho, měnit…
Všechny informace jsou velmi přehledně uspořádané, na nic se nezapomene a protože k systému můžete dát přístup i externím osobám, kterým umožníte úkoly označovat jako splněné, přidávat připomínky, komentáře, celá organizace akce získává zcela jiný rozměr.
Nesmírnou výhodou je i možnost udělat kopii akce pro příští rok nebo měsíc, čímž se vám kopírují i všechny úkoly, jejich řešitelé a kontakty, takže nemusíte každoročně znova přemýšlet, co je nutné letos zajistit.
